Zoomを使っていて「あれ？これは何だろう？」と新しい表示が目に入った方もいることでしょう。
その表示は「ノート」
2023年8月30日「Notes(ノート）」という新機能が追加されました。
「Zoom」と言えば、ビデオ会議ツールの代表格。
その 進化は目覚ましくZoomを日常的に使っている、という人でもその機能を使いこなすのは追い付かないほどになってきています。
今回は、Zoomにリアルタイムで共有可能な、メモ、新機能「Notes(ノート）」の使い方について解説していきます。
Zoomの新機能「Notes(ノート）」とは？
この機能は、Zoomミーティングの前、中、後に共同作業ができる新しいワークスペースです。
簡単にいうと、テキスト、画像、リンクなどを記録しておくことのできる機能です。
記録機能と言えば、従来のZoomミーティングチャット機能や録画機能があります。
その機能に、追加でミーティングの内容をリアルタイムで記録し、共有するための手段として「Notes(ノート）」が導入されました。
Zoom社の情報はこちら
Zoom新機能「Notes(ノート）」はだれでも使えるの？追加料金は？
さて、この新機能
プランによって使える人が限定されるのか、それとも別料金はかかるのか？
試しに使てみたくても、「別料金がかかるかも？」と思うと、使いたくてもちょっぴりしり込みしてしまいますよね。
調べて使ってみたところ・・・・
結論！
この新しい機能、Zoomの「Notes」は、追加料金なしですべてのライセンス(無料、有料）ユーザーが使えるようになります。
2023.9.12現在では、一部のユーザーのみZoomミーティングコントロール内に表示されていますが、順次使用可能になるという情報です。
Zoomのデスクトップアプリや、Zoomを開いたときに、「ノート」という表示がないときは、まだ使用可能になっていないということになります。
機能追加になるまでしばらく待ちましょう。
また、スマホや、タブレットでのZoomを使用したり、参加している場合は、それぞれのデバイスでの「Notes(ノート）」の表示や、操作は現時点ではできないようです。
「Notes(ノート）」の使い方と設定方法
「Notes(ノート）」を有効化する設定はありませんが、「Notes(ノート）」の共有に関する設定は必要です。
Notes(ノート）の作成方法
Notes(ノート）はZoomミーティングの実施に関係なく、作成することができます。
Zoomミーティング中にNotes(ノート）を作成・編集方法
Zoomミーティング中に「Notes(ノート）」を使用するには
- Zoom画面下部、ミーティングコントロールバーにある「Notes(ノート）」アイコンをクリック
- Zoom画面右サイドに、[ノート]が開く
- [New(または「新規」)]をクリック
- ノートが開くので、タイトル、内容を編集していく
です。
Zoomミーティング時間外でNotes(ノート）を作成・編集する方法
Zoomミーティングでなくても、Notes(ノート）を作成・編集することはできます。
- ZoomのWebマイアカウントにサインイン
- Zoomマイアカウントページの左ナビゲーションメニューの「ノート」をクリック
- 右上[新規⁺]表示をクリック
- タイトル、内容を編集する
また、「Notes(ノート）」作成・編集は、Zoomデスクトップアプリからも可能です。
手順は、
- デスクトップアプリの、上部、詳細(…)をクリック
- 「ノート」をクリック
- 新しく作成するときは、[新規⁺]、編集を行う時はタイトルをクリックして開き、作成・編集していく
このように、「Notes(ノート）」は時間を問わず、メモを記録することができます。
操作のポイントは、「Notes(ノート）」は、作成・編集作業を行うと自動保存されるということ。
保存ボタンを押す必要はありません。
Zoomノートを編集でできることは！
フォント、フォントサイズ、フォント色、画像などいろいろアレンジできますね♪
☆ZoomデスクトップアプリのNotes(ノート)の記載例
共有設定のカスタマイズ
「Notes(ノート）」の特徴は、Zoomミーティング中にもリアルタイムで共有できること
設定で「Notes(ノート）」の共有範囲設定はカスタマイズできます。
たとえば、Notes(ノート）のオーナーや共同編集者、アクセス権の設定などより詳細な設定を調整できます。
ノートの内容に合わせて設定するとよいでしょう。
Zoomの機能「Notes(ノート）」のメリット
オンラインミーティングをよく使う人にとって、「Notes(ノート）」は非常に有用なツールの可能性を秘めています。
以下はそのメリットのいくつかです。
リアルタイムなメモの記録
ミーティング中に「Notes(ノート）」を使用することで、インタビューやイベントなどの重要な情報をリアルタイムでメモに記録できます。
これにより、後で記事を作成する際に正確な情報を手に入れることができます。
一元化された情報管理
「Notes(ノート）」はZoom内で提供されるため、ミーティングの内容とメモが一元化されます。
これにより、情報が散らばることなく、必要な情報に簡単にアクセスできます。
Zoom とサードパーティのドキュメントやツールの間を行き来する煩わしさが軽くなるかもしれません。
Q:サードパーティとは？
A：ココでは、他社のプログラムやソフトウェアを使うこと、
Zoom以外の色んなファイルを開くことを指していますよ。
チーム活動と共有
「Notes(ノート）」は他の参加者と簡単に共有できるため、情報の共有や共同作業が容易に行えます。
プロジェクトの共同執筆やいろんなチームとのコラボレーションに役立ちます。
Zoomミーティングの「Notes(ノート）」の活用方法
インタビュー記事の作成
インタビューを行う場合、Notes(ノート）を使用して重要なポイントや引用を記録できます。
これにより、記事執筆時に正確な記録をすることができます。
スムーズなイベント運営
イベントに参加する際に、「Notes(ノート）」を使用してタイムスケジュールメモやプレゼンテーション、セッションの内容予定、注意事項等の記録ができます。
これにより、イベントをスムーズに進行することができますね。
ブレインストーミングとアイデア発想
ミーティング中に浮かんだアイデアやブレインストーミングの結果を「Notes(ノート）」に記録し、後で読み返したり、作業に組み込むことができます。
Notes(ノート）使用の注意点と対処法
プライバシーとセキュリティ
注意が必要なのは、Notes(ノート）に含まれる情報のプライバシーとセキュリティです。
機密情報を含むNotes(ノート）を適切に管理し、アクセス権を制御しましょう。
また、Notes(ノート）を他者に編集されたくない場合は、ロックをかけるか、「役割」を限定して管理しましょう。
Notes(ノート）の共有をするとき、「編集者」と「閲覧者」では、やれることが変わります。
Zoom Notes(ノート）の整理とバックアップ
Notes(ノート）が増えてくると、整理とバックアップが重要です。
今のところ、整理するのに便利なフォルダ機能等はありません。
「お気に入り」で区別するか、タイトル表示のルールを自分なりに決めるとよいでしょう。
また、Notes(ノート）の設定を確認し、保存場所、整理整頓、定期的なバックアップを行いましょう。
まとめ
Zoomの新機能「Notes(ノート）」は、オンラインで講座やコンサル、セッション等を行う人にとって、効率的な情報管理と記録を支援する優れたツールとなりえます。
リアルタイムなメモ取りと一元化された情報管理が可能
これらの利点を活かし、チームの情報共有の品質向上に貢献することができます。
ただし、プライバシーとセキュリティには十分な注意を払い、良いカタチで実践しましょう。
おわりに
いかがでしたか？
新しいZoomの機能「Notes(ノート）」
今回は、一足先に搭載された無料アカウントでの検証を行いました。
まだ機能がついていないという方、これからしばらくしたら使えるようになるはずです。
検証はこれからも続けていきますね。
この機能、もっと使ってみると、上記以外にいろんなアイディアが湧いてくるかもしれません。
ツールの良いところを上手に使って、効率的に、効果的に使えるといいですね。
Zoomの「Notes(ノート）」を上手に活用して、より効率的に、良いオンラインミーティングを行っていきましょう。
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